El cierre contable de una empresa paso a paso

Todo tipo de empresa tiene la obligación de llevar su contabilidad y presentar los documentos pertinentes a Hacienda. Uno de los momentos más importantes es el cierre contable, es decir, el cierre del ejercicio anual, que se realiza al finalizar el año. Este proceso no es sencillo, y se debe prestar especial atención a todos los pasos. Hoy repasaremos en qué consiste este procedimiento y qué pasos hay que seguir para efectuar un correcto cierre del ejercicio.

¿Qué es el cierre contable?

El Plan General Contable establece que todas las empresas deben realizar el cierre contable a finales de año. El cierre del ejercicio contable es el cierre de las cuentas de la empresa y el análisis de estas. En las cuentas se reflejan los ingresos, gastos y los gastos de explotación y comercialización, entre otros. El cierre contable varía en función de la empresa. De forma usual, el año contable de la empresa también coincide con el año natural. Una vez realizado el cierre, las empresas tienen seis meses para presentar sus cuentas a Hacienda.

El cierre anual del ejercicio tiene por objetivo la revisión exhaustiva de la actividad contable de la empresa, con el fin de detectar desviaciones o errores; así como trasladar la información de la compañía a la Administración. Para facilitar este proceso, es indispensable mantener un seguimiento de la contabilidad a lo largo del año. Hay que tener muy presente que si no entregamos la documentación necesaria al Estado, esto puede acarrear problemas para la empresa.

¿Cómo se realiza el cierre contable?

A la hora de realizar el cierre anual del ejercicio, en primer lugar se debe comprobar que la contabilidad de la empresa esté cuadrada. Esto significa que los datos deben cuadrar con lo establecido en los Libros de la empresa, así como realizar todos los ajustes requeridos para realizar el Asiento de Cierre. El asiento de cierre del ejercicio es el último asiento realizado en el Libro Diario, consistente en cargar todas las cuentas que presenten saldo acreedor y abonar todas aquellas que lo tengan deudor.

Al finalizar el cierre contable, se realiza la diferencia entre los ingresos y gastos de la empresa, el llamado asiento de regulación. En función de la cifra obtenida, las empresas sabrán si han tenido un año de pérdidas o ganancias. En caso que el resultado sea positivo, hablamos de acreedor. Si es negativo, hablamos de pérdida.

1. Balance de comprobación de sumas y saldos

Antes de regularizar las cuentas de ingresos y gastos, hay que comprobar que los datos de la contabilidad coinciden con el Libro Diario. De este modo, nos aseguramos de que no hay errores en los Libros de la empresa.

2. Revisión del cuadro de cuentas

En el Plan General Contable se establece el cuadro de cuentas. Este consiste en un listado donde se incluyen todos los elementos considerados pertinentes a la contabilidad de la empresa. Para efectuar el cierre contable, se debe comprobar que no hay ningún error en los siguientes grupos.

Grupo 1. Financiación básica.

Grupo 2. Activo no corriente.

Grupo 3. Existencias.

Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales.

Grupo 5. Cuentas financieras.

Grupo 6. Compras y gastos.

Grupo 7. Ventas e ingresos.

Grupo 8. Gastos imputados al patrimonio neto.

Grupo 9. Ingresos imputados al patrimonio neto.

3. Recuento de existencias

Para cerrar el ejercicio contable tenemos que considerar todas las existencias no consumidas. Se realiza restando las existencias no consumidas de las compras realizadas durante el año. La cifra resultante debe cuadrar con el número de existencias que nos pertenecen en la actualidad.

4. Reclasificación de Deudas y Créditos

Se deben tener en cuenta las deudas que quedan pendientes el mismo año contable, así como los créditos pendientes de cobrar. A estos últimos, se les hará frente en el siguiente ejercicio contable.

5. Ajustes por periodificación

Se debe realizar, primeramente, un ajuste de cuentas, ya que no todos los gastos e ingresos se tienen en cuenta para realizar el cierre contable. Los gastos que se deban anticipar para beneficio del próximo año no se deben incluir en el ejercicio contable del mismo año, sino que se tendrán en cuenta cuando sucedan. Esto significa que tanto los gastos como los ingresos anticipados forman parte del ejercicio contable al que hagan referencia.

6. Regularización de ingresos y gastos

Durante este proceso se realiza la cuenta de pérdidas y ganancias así como la regularización de las cuentas de patrimonio neto.

7. Amortizaciones e inmovilizado

El valor de todas las amortizaciones, así como del inmovilizado material de la empresa, debe ser considerado para realizar el cierre contable de forma correcta.

El cierre de los libros contables

Una vez se han realizado todos los pasos anteriores, se deben cerrar los libros contables de la empresa. Concretamente, en el libro de inventarios y cuentas anuales debe quedar reflejado el cierre del ejercicio. Para los autónomos, por ejemplo, es necesario llevar el libro de registro de facturas; mientras que la empresa está obligada a llevar el registro contable de su entidad mediante libros fiscales, mercantiles y contables.

Cierre Fiscal de la empresa

Paralelamente al cierre contable del año, se realiza el cierre fiscal. Se trata de las acciones realizadas para dejar el año fiscal listo en referencia a los tipos impositivos. Entre los documentos a presentar, se encuentra el Impuesto de Sociedades, la entrega de los modelos anuales y la Amortización de activos.